Aanleveren variabele gegevens
De Excelsheet met personalia
Wij zorgen voor de basis.
Card Vision levert aan u een Excel template die ingevuld kan worden.
U hoeft deze dus niet zelf te maken, wij zorgen er voor en sturen de template naar u toe.
De opmaak van deze Excelsheet baseren wij op het ontwerp van de plastic pasjes zodat de benodigde variabele gegevens naadloos vanuit de Excelsheet op de passen gematcht wordt.
Pasfoto bestanden
Lees onderstaand alles over het juiste formaat, kleurinstelling en te gebruiken bestandstype.
Heeft u niet de mogelijkheid om het ontwerp zelf te maken?
Maak gebruik van de Card Vision ontwerpservice.
De Excelsheet
Wij maken het bestand voor u
Card Vision levert aan u een Excel template die ingevuld kan worden.
U hoeft deze dus niet zelf te maken, wij zorgen er voor en sturen de template naar u toe.
De opmaak van deze Excelsheet baseren wij op het ontwerp van de plastic pasjes zodat de benodigde variabele gegevens naadloos vanuit de Excelsheet op de passen gematcht wordt.
U hoeft alleen maar in te vullen
De Excelsheet invul-template kan door u worden gebruikt voor elke bestelling van ID kaarten die u bij Card Vision laat maken.
Om het te verduidelijken hebben we met een aantal voorbeelden aangegeven hoe het ingevuld dient te worden.
De Excelsheet is alleen in te vullen in de daarvoor bedoelde cellen.
Alle overige cellen zijn beveiligd.
Wij willen namelijk uitsluitend de voor de pasjes relevante gegevens ontvangen. Niet meer, niet minder.
Ons advies: verstuur veilig
De verzamelde data die u naar Card Vision stuurt bevat persoonsgegevens. Ga er daarom verstandig mee om, met de GDPR/AVG in gedachten.
U bent natuurlijk vrij om uw eigen data te behandelen zoals u wilt, maar wij adviseren én bieden beveiligde bestandsoverdracht service via ons Cryptshare account.
Pasfoto bestandsnaam in de Excelsheet
Zeer belangrijk is dat de bestandsnaam van de bijbehorende pasfoto bij de juiste persoon te worden aangegeven.
De bestandsnaam van de foto dient exact 1 op 1 overeen te komen met hetgeen in de Excelsheet wordt ingevuld.
Deze bestandsnaam dient uniek te zijn, anders krijgen verschillende personen eenzelfde foto op de plastic pasjes.
Missende link met de Excelsheet
Afwijkingen tussen foto-bestandsnaam en de vermelding in Excel resulteren in een manco.
Het plastic pasje zal dan niet voorzien worden van een foto.
Dit kan al gebeuren indien er een spatie over het hoofd gezien wordt, of anderszins een klein verschil tussen Excel en bestandsnaam bestaat.
Wanneer gaat het mis?
Voorbeeld
In de kolom voor de pasfoto bestandsnaam is ingegeven “A. van der Velden.jpg”.
Het meegeleverde fotobestand heet echter “AvdVelden.jpg”
De bestandsnaam lijkt er wel op, maar is niet 1 op 1 gelijk met de Excelvermelding.
Dat zal resulteren in een pasje zonder pasfoto, want een computer kan namelijk alleen bij 100% overeenkomst de link leggen.
Pasfoto bestanden
Goede pasfoto
Hoe maak ik een goede digitale pasfoto?
Het is van groot belang dat de gefotografeerde persoon op de juiste positie op de foto staat.
Als u een foto maakt met een camera of telefoon, zorg dan dat het gezicht volledig op de foto staat en het bovenste deel van de schouders.
Houd boven en links / rechts van het gezicht ruimte zodat er een goed beeld van de persoon op de foto staat.
Zorg voor een neutrale achtergrond, bij voorkeur voor alle foto’s dezelfde.
Een gladde muur kan hiervoor al goed dienst doen.
Dit is goed
Dit is fout
Hoe scan ik een papieren pasfoto?
Heeft u een papieren pasfoto die u digitaal maakt met een scanner?
Let dan tijdens het scannen goed op een “schone” uitsnede van de pasfoto. Dus zonder wit eromheen zodat alleen de pasfoto zelf wordt ingescand.
De complete A4 scan met ergens in een hoek de pasfoto kunnen wij niet gebruiken zonder deze handmatig uit te snijden. Hiervoor worden kosten berekend.
Dit is goed
Dit is fout
Papieren pasfoto
Resolutie
Zorg voor voldoende kwaliteit
Om een goede afdruk op de plastic kaart te maken, is een digitale afbeelding op een resolutie tussen 300 en 600 dpi nodig.
Een afbeelding die bijvoorbeeld van het intranet komt is vaak op 72 dpi. Dit is te laag voor een nette afdruk op de ID kaart.
Het heeft geen nut om foto’s te maken met een zeer hoge resolutie van bijvoorbeeld 1.200 dpi. Dit levert vooral erg grote bestanden op, maar geen voordeel in afdrukkwaliteit.
300 tot 600 dpi
72 dpi
Handtekening bestanden
Wanneer er door Card Vision variabele handtekeningen op legitimatiebewijzen moeten worden aangebracht, dan geldt hiervoor hetzelfde als voor bovenstaande omschrijving over pasfoto’s;
Zorg dat er een exacte overeenkomst is tussen de vermelding in de Excelsheet en het meegeleverde bestand van de handtekening.
Zonder overeenkomst wordt er geen handtekening geprint.
Wat is een goede handtekening?
Zorg dat de handtekening op een witte ondergrond staat en duidelijk, bij voorkeur met een zwarte pen of stift, wordt gezet.
Hoe kan de handtekening digitaal gemaakt worden?
Het digitaliseren van de papieren handtekening kan met behulp van een scanner.
Sla de scan bij voorkeur in zwart-wit op voor optimaal contrast, als JPG of PNG bestand op een resolutie van 300 dpi.
Positie, afstand, achtergrond en uitsnede
Met het scannen van de handtekening moet zoveel mogelijk van de omliggende witruimte worden afgesneden, zodat de handtekening tot de rand van de afbeelding komt. Dit geeft het beste resultaat bij het afdrukken van de handtekening op de pas.
Let ook op dat het handtekening-bestand op de juiste oriëntatie wordt aangeleverd; niet gekanteld of op zijn kop.
Controleer dit voordat u de bestanden verstuurt (bijvoorbeeld in Windows verkenner) want het bestand dat u aanlevert, drukken wij 1 op 1 op de pas.
Kortom: Maak tijdens het scannen een goede schone uitsnede van de scan.
Een A4 papier met de handtekening ergens in de hoek is niet goed en alleen bruikbaar na handmatige correctie (uitsnede) door Card Vision.
Handtekeningen
Een ideaal aangeleverde handtekening.
Met zwarte pen of stift op een witte ondergrond, rondom strak uitgesneden (op de stippellijn) met minimale witmarges.
Past perfect in daarvoor bestemde plek op de ID kaart.
Deze handtekening is bruikbaar, maar niet optimaal.
De witmarges rondom zijn te ruim na het schoonsnijden (op de stippellijn).
Past wel in daarvoor bestemde plek op de ID kaart, maar de omliggende witruimtes zullen ook op de ID kaart zichtbaar zijn.
Deze handtekening is niet bruikbaar zonder een handmatige correctie door Card Vision.
De handtekening is gescand op een A4, maar niet uitgesneden.
Deze A4 afbeelding past nooit in de daarvoor bestemde plek op de ID kaart.
De handtekening is gescand op een A4, maar niet uitgesneden.
Verder is de handtekening op zijn kant gescand.
Deze is alleen bruikbaar na een dubbele correctie door Card Vision: uitsnijden én roteren zodat hij recht staat.
Direct digitaal
Rechtstreeks een digitale handtekening zetten?
Maak het verzamelen van handtekeningen gemakkelijk en laat uw mensen een digitale handtekening zetten.
Een SignaturePad kan via USB aan de computer worden gekoppeld.
De handtekening kan dan rechtstreeks op de SignaturePad digitaal getekend worden en opgeslagen als een bestand.
De Evolis Sig100 SignaturePad is bij Card Vision te koop en uit voorraad leverbaar.
Welk type bestand is goed?
Zowel pasfoto’s als ingescande handtekeningen zijn digitale afbeeldingen.
Uw digitale afbeeldingen kunnen worden aangeleverd als
- JPG (JPEG)
- PNG
- BMP
Deze bestandsformaten zijn voor Card Vision prima bruikbaar voor het verwerken bij het maken van uw legitimatiebewijzen.
Welk type bestand juist niet?
Als de bestanden niet worden aangeleverd als JPG, BMP of PNG, dan kunnen ze uitsluitend handmatig verwerkt worden tegen meerkosten.
Hierbij moet u denken aan:
- een PDF bestand
- een afbeelding geplakt in een Word document
- een afbeelding geplakt in een Exceldocument
- enzovoorts
Wij zullen dan namelijk handmatig een conversie moeten uitvoeren zodat het alsnog een bruibaar afbeeldingsbestand wordt zoals een JPG.
Bestand type
Veilig online bestanden verzenden
De verzamelde data die u naar Card Vision stuurt bevat persoonsgegevens. Ga er daarom verstandig mee om, met de GDPR/AVG in gedachten.
Wij bieden beveiligde bestandsoverdracht service via Cryptshare; GDPR compliant gehost en voor Nederlandse Cryptshare klanten gehost in Amsterdam.
Stuur uw bestanden naar data@cardvision.nl via het Card Vision Cryptshare account voor een veilige bestandsoverdracht.
Er kan tot 10 GB aan bestanden per transactie inclusief viruscontrole worden overgedragen.
De bestandsopslag op de server is versleuteld en encrypted.
In te stellen tot 10 dagen bewaartermijn per transactie, daarna worden uw gegevens automatisch en onherroepelijk verwijderd.