Aanleveren variabele gegevens
De Excelsheet met personalia
Card Vision levert u een kant-en-klare Excel template die u alleen nog maar hoeft in te vullen.
De opmaak van deze Excelsheet sluit perfect aan bij het ontwerp van de plastic kaarten, zodat de variabele gegevens naadloos worden overgebracht vanuit de Excelsheet naar de kaarten.
Pasfoto bestanden
Lees onderstaand alles over het juiste formaat, kleurinstelling en te gebruiken bestandstype.
Volg de aangegeven richtlijnen goed, zodat er door ons geen handmatige correcties gedaan hoeven te worden. Deze hebben namelijk een meerprijs.
De Excelsheet
Wij maken het bestand voor u
Card Vision voorziet u van een gebruiksklare Excel-template die u alleen hoeft in te vullen. U hoeft zich dus niet bezig te houden met het maken van de template, wij regelen alles voor u en sturen de template naar u toe.
De opmaak van deze Excelsheet is gebaseerd op het ontwerp van de plastic kaarten, zodat de benodigde variabele gegevens naadloos vanuit de Excelsheet op de kaarten worden toegepast. Dit zorgt voor een vlekkeloze match tussen het ontwerp en de variabele gegevens op de pasjes.
U hoeft alleen maar in te vullen
U kunt de Excelsheet invul-template gebruiken voor elke bestelling van ID-kaarten die u bij Card Vision plaatst.
Om het invullen te verduidelijken, zullen we enkele voorbeelden toevoegen die laten zien hoe u de gegevens dient in te vullen.
Houd er rekening mee dat de Excelsheet alleen invulbaar is in de daarvoor bedoelde cellen. Alle overige cellen zijn beveiligd, omdat we uitsluitend de relevante gegevens voor de kaarten willen ontvangen. Zo zorgen we ervoor dat we precies de juiste informatie verwerken, niet meer en niet minder.
Ons advies: verstuur veilig
De gegevens die u verzamelt en naar Card Vision stuurt bevatten persoonsgegevens. We willen u adviseren om verstandig om te gaan met deze gegevens en de GDPR/AVG in gedachten te houden.
Hoewel u vrij bent om uw eigen data te beheren, bieden wij een beveiligde bestandsoverdracht service via ons Cryptshare account. Op deze manier kunnen uw gegevens veilig worden overgedragen, met het oog op de privacywetgeving.
Pasfoto bestandsnaam in de Excelsheet
Het is van groot belang dat de bestandsnaam van elke bijbehorende pasfoto exact overeenkomt met de naam van de betreffende persoon in de Excelsheet.
Het is cruciaal dat de bestandsnamen uniek zijn, om te voorkomen dat verschillende personen dezelfde foto op hun plastic pasjes krijgen.
Zorg dus voor een nauwkeurige en consistente benoeming van de pasfoto-bestanden, zodat de juiste foto’s bij de juiste personen worden gematcht tijdens het productieproces.
Missende link met de Excelsheet
Zorg ervoor dat de foto-bestandsnamen nauwkeurig overeenkomen met de vermelding in de Excel-sheet, om eventuele afwijkingen te voorkomen.
Zelfs kleine verschillen, zoals een spatie die over het hoofd wordt gezien, kunnen leiden tot het ontbreken van een foto op het plastic pasje. Wees dus zeer precies bij het matchen van de gegevens om dit te voorkomen.
Wanneer gaat het mis?
Voorbeeld
In de kolom voor de pasfoto bestandsnaam is ingegeven “A. van der Velden.jpg”.
Het meegeleverde fotobestand heet echter “AvdVelden.jpg”
De bestandsnaam lijkt er wel op, maar is niet 1 op 1 gelijk met de Excelvermelding.
Zelfs dit soort kleine verschillen, zoals spaties of hoofdletters, kunnen leiden tot een pasje zonder pasfoto, omdat de computer alleen bij een 100% exacte overeenkomst de link kan leggen. Wees dus zeer nauwkeurig om dit te voorkomen.
Pasfoto bestanden
Goede pasfoto
Hoe maak ik een goede digitale pasfoto?
Zorg ervoor dat de gefotografeerde persoon correct gepositioneerd is op de foto.
Bij het maken van een foto met een camera of telefoon, zorg ervoor dat het gezicht volledig zichtbaar is en het bovenste deel van de schouders ook op de foto staat.
Houd voldoende ruimte boven en aan de zijkanten van het gezicht, zodat er een duidelijk beeld van de persoon op de foto te zien is.
Kies voor een neutrale achtergrond, bij voorkeur dezelfde voor alle foto’s. Een gladde muur kan hiervoor al geschikt zijn.
Dit is goed
Dit is fout
Hoe scan ik een papieren pasfoto?
Indien u een papieren pasfoto heeft die u digitaal maakt met een scanner, let er dan op dat u een “schone” uitsnede van de pasfoto maakt. Zorg ervoor dat alleen de pasfoto zelf wordt ingescand, zonder wit eromheen.
We kunnen helaas geen complete A4-scans met ergens in een hoek de pasfoto gebruiken, tenzij deze handmatig wordt uitgesneden. Voor het handmatig uitsnijden worden extra kosten in rekening gebracht.
Dit is goed
Dit is fout
Papieren pasfoto
Resolutie
Zorg voor voldoende kwaliteit
Voor een goede afdruk op de plastic kaart is een digitale afbeelding met een resolutie tussen 300 en 600 dpi vereist.
Afbeeldingen die bijvoorbeeld van het intranet komen, hebben vaak een resolutie van 72 dpi, wat te laag is voor een nette afdruk op de ID-kaart.
Aan de andere kant heeft het geen zin om foto’s te maken met een zeer hoge resolutie van bijvoorbeeld 1.200 dpi. Dit resulteert vooral in erg grote bestanden, zonder dat het voordeel biedt in afdrukkwaliteit.
300 tot 600 dpi
72 dpi
Handtekening bestanden
Indien Card Vision variabele handtekeningen moet aanbrengen op legitimatiebewijzen, geldt hetzelfde principe als voor de pasfoto’s:
Zorg voor een exacte overeenkomst tussen de vermelding in de Excelsheet en het meegeleverde handtekeningbestand.
Zonder een nauwkeurige overeenkomst wordt er geen handtekening afgedrukt op de kaart.
Wat is een goede handtekening?
Zorg ervoor dat de handtekening op een witte achtergrond wordt geplaatst en duidelijk wordt gezet, bij voorkeur met een zwarte pen of stift.
Hoe kan de handtekening digitaal gemaakt worden?
De papieren handtekening kan gedigitaliseerd worden met behulp van een scanner. Voor het beste contrast slaat u de scan bij voorkeur op in zwart-wit als een JPG of PNG bestand met een resolutie van 300 dpi.
Positie, afstand, achtergrond en uitsnede
Bij het scannen van de handtekening is het belangrijk om zoveel mogelijk van de omliggende witruimte af te snijden, zodat de handtekening tot aan de rand van de afbeelding komt. Dit zorgt voor het beste resultaat bij het afdrukken van de handtekening op de pas.
Zorg er ook voor dat het handtekening-bestand in de juiste oriëntatie wordt aangeleverd, dus niet gekanteld of op zijn kop. Controleer dit voordat u de bestanden verstuurt, bijvoorbeeld in Windows Verkenner, omdat het bestand dat u aanlevert direct 1 op 1 op de pas wordt afgedrukt.
Kort samengevat: Maak tijdens het scannen een schone uitsnede van de handtekening. Een A4-papier met de handtekening ergens in een hoek is niet geschikt en kan alleen worden gebruikt na handmatige correctie (uitsnede) door Card Vision.
Handtekeningen
Een ideaal aangeleverde handtekening.
Met zwarte pen of stift op een witte ondergrond, rondom strak uitgesneden (op de stippellijn) met minimale witmarges.
Past perfect in daarvoor bestemde plek op de ID kaart.
Deze handtekening is bruikbaar, maar niet optimaal.
De witmarges rondom zijn te ruim na het schoonsnijden (op de stippellijn).
Past wel in daarvoor bestemde plek op de ID kaart, maar de omliggende witruimtes zullen ook op de ID kaart zichtbaar zijn.
Deze handtekening is niet bruikbaar zonder een handmatige correctie door Card Vision.
De handtekening is gescand op een A4, maar niet uitgesneden.
Deze A4 afbeelding past nooit in de daarvoor bestemde plek op de ID kaart.
De handtekening is gescand op een A4, maar niet uitgesneden.
Verder is de handtekening op zijn kant gescand.
Deze is alleen bruikbaar na een dubbele correctie door Card Vision: uitsnijden én roteren zodat hij recht staat.
Direct digitaal
Rechtstreeks een digitale handtekening zetten?
Vergemakkelijk het verzamelen van handtekeningen door uw medewerkers een digitale handtekening te laten zetten.
Met de Evolis Sig100 SignaturePad, die eenvoudig via USB aan de computer kan worden gekoppeld, kunnen handtekeningen rechtstreeks op het apparaat digitaal worden getekend en opgeslagen als een bestand.
Card Vision heeft de Evolis Sig100 SignaturePad direct uit voorraad leverbaar.
Welk type bestand is goed?
Zowel pasfoto’s als ingescande handtekeningen zijn digitale afbeeldingen.
U kunt uw digitale afbeeldingen aanleveren in de volgende bestandsformaten:
- JPG (JPEG)
- PNG
- BMP
Deze bestandsformaten zijn uitstekend geschikt voor Card Vision om te verwerken bij het maken van uw legitimatiebewijzen.
Welk type bestand juist niet?
Indien de bestanden niet worden aangeleverd in JPG, BMP of PNG formaat, kan de verwerking ervan alleen handmatig plaatsvinden tegen extra kosten.
Deze meerkosten kunnen onder andere betrekking hebben op:
- een PDF bestand
- een afbeelding geplakt in een Word document
- een afbeelding geplakt in een Exceldocument
- enzovoorts
In dat geval moeten we handmatig een conversie uitvoeren om het bestand alsnog om te zetten naar een bruikbaar afbeeldingsformaat, zoals JPG.
Bestand type
Veilig online bestanden verzenden
Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig worden verzonden, bieden wij een beveiligde bestandsoverdrachtsservice via Cryptshare, die voldoet aan de GDPR/AVG-richtlijnen.
U kunt uw bestanden veilig naar ons versturen via ons Cryptshare account naar data@cardvision.nl. Deze service is GDPR-compliant en wordt gehost in Amsterdam voor onze Nederlandse Cryptshare klanten.
Met onze Cryptshare service kunt u bestanden tot 10 GB per transactie verzenden, inclusief viruscontrole. Alle bestandsopslag op de server is versleuteld en beveiligd. U kunt een bewaartermijn van maximaal 10 dagen instellen per transactie, waarna uw gegevens automatisch en onherroepelijk worden verwijderd voor extra veiligheid.
